Très (trop) souvent, les réunions ou les formations utilisent la même structure, pourtant il existe une multitudes de possibilités.
La plénière
Le format le plus classique : la plénière : une personne, le « sachant », le « leader », face à un auditoire, réceptacle passif consommant la parole descendante. C’est le format « conférence ou dans sa version la plus ouverte la « table ronde » où des experts discutent entre eux, mais toujours avec un ascendant sur le reste du public. Cet ascendant est souvent renforcé par une estrade et un micro. Si un micro tourne parfois dans la foule, seuls les personnes sur scène garde le leur et l’ascendant que cela leur donne ‘possibilité de couper la parole, de digresser, de changer de sujets, de donner de fausses informations avec moins de risque d’être pris en faute puisque le micro du public tourne.
Il est intéressant de constater à ce propos que l’archétype de la classe d’école représente une scène de plénière, une personne face à un auditoire.
Carré
S’adressant à de plus petit groupes de travail, le carré (parfois allongé et plus rectangulaire) semble plus participatif puisque tout le monde se trouve au même niveau, mais lui aussi comporte plusieurs inconvénients majeurs. D’abord les tables coupent une partie du langage non-verbal, nous ne pouvons pas voir certains signes subtils du langage corporels des autres participants, ce qui réduit la compréhension et l’empathie entre les personnes.
En outre, les tables empêchent tout déplacements et freine la possibilité de se déplacer, ce qui a pour effet de rendre les participants très statiques, chacun s’abritant derrière sa table (et souvent son écran), en attendant que ça finisse. A ceci s’ajoute que selon l’éclairage, certains voient moins facilement les visages des autres, les supports de présentation ou ou entendent moins facilement, ce qui produit la aussi des freins à la communication.
Configuration en U