Formats créatifs et collaboratifs pour travailler à distance

Voici une sélection de méthodes particulièrement adaptées au travail à distance/télétravail.

#OutilsComplémentaires

Note : les informations ci-dessous ont été compilées dans le tableau suivant : Tableau récapitulatif des cartes recettes Faire Ensemble

Ces méthodes on été testées avec succès en travail à distance.
Pré-requis:

il vous faudra au minimum un outil de visioconférence
- essayez le logiciel libre Jitsi: https://wiki.chatons.org/doku.php?id=la_visio-conference_avec_jitsi (marche mieux à 3-4 personnes max)
- ou Zoom (puissant, mais limité à 40 min en version gratuite)
si certains participants ont une mauvais connexion ou si la vidéo n’est pas nécessaire, vous pouvez aussi utiliser un outil d’audio conférence (par ex celui d’OVH ou le logiciel libre Mumble)
un outil de prise de note partagé type pad est optionnel, mais fortement recommandé.

Recette simple pour travailler à distance*

Choisir une méthode pour favoriser l’écoute et la distribution de la parole

Pour ne pas se couper la parole et se laisser le temps de s’exprimer, il est possible d’utiliser une méthode simple comme la parole au centre (https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/parole-au-centre/): on peut « rendre » la parole en disant « je remets la parole au centre » ou « j’ai dit », ce qui permet aux suivant.es de prendre la parole à leur tour.

Faire un temps d’inclusion pour démarrer

Pour favoriser les liens entre les personnes il est utile de faire en début de rencontre un « temps d’inclusion », un moment qui aide à se mettre en phase.

Si cette personne est distraite ou semble absente ce n’est pas parce que cela ne l’intéresse pas, mais parce qu’il y a une bonne raison.

Cette personne a elle travaillée tard la nuit dernière, ? Ce participant il inquiet pour une raison ou une autre ? Le temps d’inclusion permet de faire remonter d’éventuelles tensions et permet de limiter les incompréhensions.

Utile en présence, il est encore plus important de prendre un tel temps à distance, même très court.

Pour cela utilisez des brises-glace comme la Météo intérieure (partager son humeur du moment sous forme de météo: https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/meteo-interieure/) ou la discussion Kanak (https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/discussion-kanak/).

Discuter

C’est le cœur de votre rencontre, cela peut une discussion libre ou utilisant une méthode plus sophistiquée (voir ci dessous). Vous pouvez aussi choisir de désigner des RÔLES (animateur·ice, gardien·ne du temps, scribe).

Faire un tour de clôture

De même qu’il est important de bien ouvrir, il est important de bien clôturer. Pour cela vous pouvez demander aux participants un retour sur le déroulé de la rencontre. si vous êtes nombreux avec peu de temps, faites le en UN MOT, mais ne négligez pas ce temps.

Recette plus avancées pour travailler à distance **

Co-Pomodoro

Un format optimisé pour mener des réunions efficaces à distance avec une contrainte de temps. Le co-pomodoro reprends certaines pratiques décrites plus haut et ajoute des contraintes de temps pour plus d’efficacité. Attention à ne pas en abuser et ne pas oublier de prendre des pauses hors écran.

http://www.multibao.org/#lilianricaud/travail-en-reseau/blob/master/co-pomodoro.md

Autres recettes par objectifs

Voici une liste de méthode issues du jeu métacartes. Ces méthodes sont classées par objectifs. Avant de les utiliser posez vous des question: quelles est votre INTENTION ? que souhaitez vous faire ? en fonction de votre objectif choisissez une méthode adaptée en veillant à ce que cela ai du SENS.

Briser la glace

Météo intérieure

Format simple et puissant pour démarrer ou clôturer une rencontre, la météo intérieure est un bon délesteur émotionnel. https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/meteo-interieure/

Discussion Kanak

Ce brise glace très simple consiste à poser deux questions à une autre personne pour démarrer une conversation.
https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/discussion-kanak/

Discuter

Parole au centre

Pour favoriser une discussion où l’on ne se coupe pas la parole, la parole au centre est un format qui contient une règle du jeu simple: rendre aux autres la possibilité de prendre parole lorsque l’on a fini de parler soi même.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/parole-au-centre/

Langage silencieux

Pour favoriser les échanges entre une personne qui parle et un groupe sans interrompre l’orateur ni avoir un vacarme sonore, il est possible d’utiliser des gestes comme langage silencieux pour signifier son approbation, sa désapprobation, demander plus d’informations, … Possible en visio, utile par exemple pour demande à quelqu’un de parler plus fort ou d’indiquer son approbation son désaccord sans couper la parole.
https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/langage-silencieux/

S’aligner

Panorama des réussites

Le panorama des réussites utilise un canevas avec 4 degrés de réussite : (Échec – Minimale – Visée – Fabuleuse) pour aider à clarifier objectifs et résultats attendus d’un projet.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/panorama-des-reussites/

Réfléchir

Méthode des post-it

Les paroles s’envolent mais les écrits restent. Rendant visible des concepts intangibles, ce format simple, la méthode des post-it permet d’organiser et discuter plus efficacement des informations en groupe.

Possible en utilisant l’outil https://framemo.org/

Souvenir du futur

Le souvenir du futur est un format simple, puissant et énergisant : idéal pour démarrer un projet collectif.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/souvenir-du-futur/

5 pourquoi

La méthode des 5 pourquoi permet de bien clarifier une problématique avant de tenter de trouver des solutions pertinentes.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/5-pourquoi/

Accélérateur de projet

L’accélérateur de projet est une méthode où un groupe aide un porteur de projet à élaborer un plan d’action via un processus de discussion structuré de manière à favoriser l’écoute active.
https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/accelerateur-de-projet/

Produire

Pomodoro synchrone

Le pomodoro synchrone est une série de séquences de travail chronométrées où les individus se concentrent sur leur travail et prennent les pauses en même temps.
https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/pomodoro-synchrone/

Co-Pomodoro

Un format optimisé pour mener des réunions efficaces à distance avec une contrainte de temps.
http://www.multibao.org/#lilianricaud/travail-en-reseau/blob/master/co-pomodoro.md

Carte mentale

Une carte mentale est une une méthode qui permet de mieux gérer la complexité en visualisant l’information de manière non linéaire.
https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/carte-mentale/

Possible en utilisant l’outil Mindmeister: https://www.mindmeister.com/

Documentation croisée

La documentation croisée est un format dans lequel un « expert » instruit un « novice » qui en échange produit une recette sous licence libre.

Décider

Décision par consentement

La décision par consentement est un mode de prise de décision dans lequel on valide la proposition si aucun membre n’oppose d’objection raisonnable. En cela elle diffère du consensus dans lequel il faut obtenir l’unanimité avant d’agir.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/decision-par-consentement/

Possible en utilisant l’outil framavox:https://framavox.org/

Évaluer ses pratiques

Les 3C : Conserver – Cesser – Créer

Les 3C : Conserver – Cesser – Créer est un outil de rétrospective qui aide à identifier, en lien avec l’objectif visé, ce qui fonctionne bien et qu’on doit conserver, ce qui fonctionne moins bien et qu’il faut cesser/modifier ou ce qui n’existe pas et qu’il faut créer. Ce format simple marche à distance.

https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/les-3c-conserver-cesser-creer/

Autres bonnes pratiques pour travailler à distance

Avant une réunion à distance : la préparation
Pendant une réunion à distance : l’animation
Co-construire un ODJ de réunion
Distribuer des rôles
La posture de l’animateur.rice
Après une réunion à distance

Retrouvez toutes ces fiches sur le portail Interpole.xyz

https://interpole.xyz/?TrucsAstuces&facette=checkboxListeThematiquetruc=14

Des outils numériques pour télétravailler

un kit de premier secours pour travailler à distance proposé par les collègues formateur·ice·s du réseau Animacoop
https://formateurs.animacoop.net/teletravail/

Photo par Thomas Lefebvre sur Unsplash